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貳、資訊管理實作
資料庫的定義
「資料庫」(Data Base)就是把一群相關的資料集合在一起。它的內容可以小到像一個電話簿，也可以大到像一個公司的員工人事資料檔。

　　生活中，每天都有各式各樣的資料不斷產生，並經由各種媒體(如：報紙、雜誌、電視、電腦網路等)迅速傳播。因此，如何在眾多的資料中很快地整理出即時有用的資訊，作為我們分析判斷與決策行動的依據，電腦的協助是非常重要的。

　　要利用電腦來協助我們處理資料，首先必須選擇適當的應用軟體、以「處理段考成績」為例，有什麼樣的個人電腦應用軟體可以使用呢？

　　「文書處理軟體(如：Word Pad，Word)」並不適合作為將資料整合成資訊的工具軟體，因為它無法自動幫我們計算總分、平均和排名次。

　　「電子試算表軟體(如：Excel，Lotus 1-2-3)」雖然可以幫我們自動計算，但它還是有缺點：在每一個段考成績的試算表檔案中，都同時會有學號、姓名資料需要重複地輸入，不只浪費人力，而且這些資料一旦變更，又必須去修改每一個檔案，萬一漏改了任何一個檔案，就會造成資料不一致的現象。如果希望各科成績都由任課教師自行透過電腦網路來輸入資料時，試算表軟體就沒辦法應付這麼複雜的網路作業了！

　　那麼究竟應該用哪一類的應用軟體呢？使用「資料庫管理軟體(Data Base Management System，簡稱DBMS)」才是最正確的選擇！「資料庫(Data Base)」就是用來儲存資料的「倉庫」，當然這個倉庫並不是將資料任意堆置的垃圾堆，而是將資料有系統地加以分類、整理，並以最少重複的方式，儲存於電腦的磁碟中，如此才能達到資料標準化、維護容易，同時又能保持資料的完整性、一致性以及網路作業安全性的要求。而責任重大的「倉庫管理員」就是「資料庫管理軟體」了，如：Visual FoxPro、Visual dBASE，Access 97等
資料庫如何儲存資料
　　既然「資料庫」不是將資料任意堆置的垃圾堆，那麼它如何分類存放各種資料呢?以目前最常見的資料庫管理軟體，如：Visual FoxPro，Visual dBASE或Access 97來說，它們存放資料的方法既直接又簡單，就是以「表格(Table)」方式來儲存，以親友資料表為例，整個「表格」是由許多的橫列與直欄所組成，每一橫列記載某一位親友的編號(或稱為代碼)、姓名、婚姻狀況、性別、血型、地址、電話等資料，稱為一筆 「記錄(Record)」，每一直欄則是同一性質的資料，稱為一個「欄位(Field)」，如：編號欄位、姓名欄位、婚姻狀況欄位、住址欄位、電話欄位等。

　　觀察表格內的資料欄位，你也許會問：「為什麼每一位親友都要加上一個編號呢?」想想看，如果有兩位同名同姓的親友時，電腦該如何分辨呢?在這種情形下，我們必須分別為他們加上不同的編號，這樣電腦才能辨別不同的資料記錄。

　　當然，編號一定不能重複，否則電腦又要搞混了!想想生活周遭，身分證字號、學號、電腦製造序號等，用來避免資料重複的編號還真是不少呢!

　　另外，為了節省表格儲存資料所需的磁碟空間，和確保資料記錄在新增、修改、刪除時的一致性，常會將各種資料依照性質的不同(如：員工資料、產品資料，…‥)，分別存放在幾個不同的表格中，表格與表格之間的關係，則以共同的欄位(如：「代碼」欄位…)相互連結，以這種方式來存放資料的資料庫，在電腦術語中，稱為「關聯式資料庫(relational database)」。

　　總結來說，一個完整的關聯式資料庫可以包含好幾個不同的資料「表格」，而每一個表格又由許多不同的「欄位」共同組成，表格內存放著許多筆資料「記錄」。
生活中常看到的資料庫

　　經由「資料庫管理軟體」的協助，我們可以建立大大小小、不同用途的資料庫，例如：

一 、全國戶政資料庫

　　將全國兩千多萬人的戶籍資料、身分資料及役男相關資料記錄儲存起來，成為戶政機關管理、統計的依據，如：身分證、戶口名簿的申請、更改、查驗、各種選舉的投票通知、役男兵役通知、全國人口總數統計、各縣市人口分布統計、全國出生率、死亡率統計、男女比率等。

二 、圖書館的圖書目錄資料庫

　　全國各公立圖書館和各大專院校圖書館的藏書豐富，目前多已將館藏圖書目錄建立資料庫，讀者不僅可以經由電腦網路去查詢、預約借書，還可以透過圖書館的大型電腦連線至其他(甚至國外)圖書館進行圖書、期刊資料的檢索及交換。

三 、學生學籍資料庫

　　在學學生和歷屆畢業校友的學生基本資料、考試成績都登錄在「學籍資料庫」內，可以作為全校段考成績的統計分析、名次排序、學期總成績、畢業成績的統計等，這些資訊可是跟著你一輩子的;如果有一天，你成為政界或影壇的風雲人物，這些青少年時期的基本資料可就馬上成為人人查詢、炙手可熱的熱門資訊呢！

四、公司行號的資料庫

　　公司行號的人事、薪資、勞健保、財產、經費預算、採購等，資料種類和數量都十分龐大，而且處理的頻率也很頻繁，若將這些基本資料存入資料庫，再配合一些資料處理的應用程式，如：人事薪資管理系統、預算會計系統、採購系統等，直接在資料庫內存取、處理，就可以達到資料一次輸入，多次、多處重複使用的境界，真是省時又省力。

五、個人的親友通訊資料庫

　　將親朋好友的基本資料，如：生日、電話、通訊地址、電子郵件信箱等，整理在資料庫裡，這樣就不必擔心通訊錄破損、遺失等需要重新謄寫的困擾，而且還可以利用一些應用程式來幫我們管理親友資料，例如：每天提醒你當天有誰過生日，自動幫你撥接電話或發一封電子郵件祝福他，是不是非常方便呢？

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