生活中，每天都有各式各樣的資料不斷產生，並經由各種媒體(如：報紙、雜誌、電視、電腦網路等)迅速傳播。

　　因此，如何在眾多的資料中很快地整理出即時有用的資訊，作為我們分析判斷與決策行動的依據，電腦的協助是非常重要的。

　　要利用電腦來協助我們處理資料，首先必須選擇適當的應用軟體、以「處理段考成績」為例，有什麼樣的個人電腦應用軟體可以使用呢？還記得第一冊介紹的各式各樣應用軟體嗎？

　　「文書處理軟體(如：Word Pad)」並不適合作為將資料整合成資訊的工具軟體，因為它無法自動幫我們計算總分、平均和排名次。

　　「電子試算表軟體(如：Excel)」雖然可以幫我們自動計算，但它還是有缺點：在每一個段考成績的試算表檔案中，都同時會有學號、姓名資料需要重複地輸入，不只浪費人力，而且這些資料一旦變更，又必須去修改每一個檔案，萬一漏改了任何一個檔案，就會造成資料不一致的現象。

　　如果希望各科成績都由任課教師自行透過電腦網路來輸入資料時，試算表軟體就沒辦法應付這麼複雜的網路作業了！

　　那麼究竟應該用哪一類的應用軟體呢？使用「資料庫管理軟體(Data Base Management System，簡稱DBMS)」才是最正確的選擇！「資料庫(Data Base)」就是用來儲存資料的「倉庫」，當然這個倉庫並不是將資料任意堆置的垃圾堆，而是將資料有系統地加以分類、整理，並以最少重複的方式，儲存於電腦的磁碟中，如此才能達到資料標準化、維護容易，同時又能保持資料的完整性、一致性以及網路作業安全性的要求。而責任重大的「倉庫管理員」就是「資料庫管理軟體」了，如：Visual FoxPro、Visual dBASE等。

經由「資料庫管理軟體」的協助，我們可以建立大大小小、不同用途的資料庫，例如：

　　將全國兩千多萬人的戶籍資料、身分資料及役男相關資料記錄儲存起來，成為戶政機關管理、統計的依據，如：身分證、戶口名簿的申請、更改、查驗、各種選舉的投票通知、役男兵役通知、全國人口總數統計、各縣市人口分布統計、全國出生率、死亡率統計、男女比率等。

　　全國各大公立圖書館和各大專院校圖書館的藏書豐富，目前多已將館藏圖書目錄建立資料庫，讀者不僅可以經由電腦網路去查詢、預約借書，還可以透過圖書館的大型電腦連線至其他(甚至國外)圖書館進行圖書、期刊資料的檢索及交換。

四、公司行號的管理資料庫

　　公司行號的人事、薪資、勞健保、財產、經費預算、採購等，資料種類和數量都十分龐大，而且處理的頻率也很頻繁，若將這些基本資料存入資料庫，再配合一些資料處理的應用程式，如：人事薪資管理系統、預算會計系統、採購系統等，直接在資料庫內存取、處理，就可以達到資料一次輸入，多次、多處重複使用的境界，真是省時又省力。

五、個人的親友通訊資料庫